Современные способы и техника создания документов - Контрольная работа

Содержание

Теоретический вопрос: Современные способы и техника создания документов

Практическое задание

Составьте и оформите инициативное письмо, адресованное генеральному директору ОАО «Электроника», за подписью главы администрации Энской области о создании загородной зоны отдыха для детей. В письме сообщите, что в соответствии с постановлением от 00.00.0000 № 00-П «О создании загородной зоны отдыха для детей», администрация области просит ОАО «Электроника» выступить в качестве инвестора по данному постановлению. О принятом решении необходимо сообщить письменно в администрацию области до 00.00.0000. Недостающую информацию укажите самостоятельно.

Введение (выдержка)

Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности.

Согласно Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.

Исторически первым способом документирования был начертательный способ закрепления и передачи информации – начертательное письмо, т.е. письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации.

Основная часть (выдержка)

Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он, в основном, для подготовки текстов программ, которые не требуют форматирования, т. е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п. Текстовые редакторы являются как составной частью современных операционных систем (WordPad), так и самостоятельным программным продуктом.

Текстовые процессоры имеют специальные функции, которые предназначены для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде. Предварительная настройка текстового процессора и принтера, на котором предполагается печатать текст, дают возможности:

- ввода текста, обеспечивающего заданный вид страницы текста на экране, давая представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;

- предварительного задания таких параметров, как абзацные отступы, заголовки, тип и размер шрифта для различных элементов текста, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т.д.;

- автоматической проверки орфографии и получения подсказки при выборе синонимов;

- ввода и редактирования таблиц и формул;

- объединения документов в процессе подготовки текста к печати;

- автоматического составления оглавления и алфавитного справочника.

К текстовым процессорам, позволяющим подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги, можно отнести: Microsoft Word, WordPerfect, и др.

Текст документа рекомендуется печатать на бланках формата А4 через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.

Составные части сложных реквизитов документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличия приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5—2,0 межстрочными интервалами. Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя - четырьмя межстрочными интервалами.

Заключение (выдержка)

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и Основание» печатают без отступа от левой границы текстового поля.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания. При подготовке текстов рекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12—14.

Литература

1. ГОСТ Р 51141 - 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2. ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. – Киев: Знания, 2008. – 459 с.

4. Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие/ Н.С. Ларьков - Томск: ТГУ, 2006. - 427 с.

5. Моисеев Р.Н. Современное документоведение. – М.: АСТ, Восток-Запад, 2007. - 384 с.