Основные функции и классификация документов. Правила адресования документов. Служебные записки. Оформление дел. - Контрольная работа

Содержание

1. Основные функции и классификация документов. Современные способы и техника создания документов….…

2. Правила адресования документов. Состав реквизита «Адресат» и его зависимость от адресата и вида составляемого документа…

3. Служебные записки: их виды, состав реквизитов и правила оформления…

4. Полное и частичное оформление дел: понятие, назначение и отличительные особенности….…

5. Практическое задание…

Список использованной литературы…

Введение (выдержка)

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ – это материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Выделяют следующие функции документов – общие и специальные. К общим функциям относятся: информационная, социальная, коммуникативная, культурная, воспитательная; к специальным функциям относятся: управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Социальная функция присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ может влиять на социальные отношения в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться.

Основная часть (выдержка)

Адресование документа, т.е. указание получателя, которому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).

От точного написания адресата зависит прямоточность движения документа, скорость доставки его, минуя лишние инстанции, непосредственному исполнителю, занимающемуся данным вопросом, и соответственно быстрота решения поставленных в документе проблем.

Реквизит «адресат» является одним из важных реквизитов документа. Он характеризует географическое и иерархическое положение документа. Адресат – это получатель документа (в отличие от адресанта – отправителя документа). Данный реквизит указывает, кому предназначена заключенная в документе информация. Обозначение адресата на документе необходимо экспедиционной службе организации для отправки (доставки) корреспонденции по назначению. При получении корреспонденции по адресату служба документационного обеспечения управления определяет правильность вложения и доставки документа по назначению. Грамотное и точное оформление реквизита «адресат» позволяет при получении документа быстро определить должностное лицо или структурное подразделение, которому подлежит передать документ на исполнение или рассмотрение.

Заключение (выдержка)

Оформление дела определяется, как подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов дела;

- составление листа-заверителя;

- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

- не проводить систематизацию документов в деле;

- не нумеровать листы дела;

- не составлять заверительные надписи.

При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

Литература

1. Федеральный закон от 20 февраля 1995г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» // СЗ РФ. 1995. № 8. ст. 609.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998. - 8 с.

3. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В.Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.- 59с.

4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 2-е изд.испр. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000.-328 с.

5. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса: Учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. - М.: Мастерство, 2000. - 176 с.

6. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - М.: Дело, 1999. - 232 с.