Организация работы менеджера с документами - Курсовая работа

Содержание

Введение 3

1. Теоретические аспекты управления документооборотом предприятия 5

1.1. Сущность управления документацией предприятия 5

1.2. Системы автоматизации работы с документами 8

1.3. Преимущества и недостатки электронных систем работы с документами 11

2. Направления совершенствования организации работы менеджеров с документами на современном предприятии 15

2.1. Организация рационального движения документов внутри организации 15

2.2. Риски менеджмента при работе с документами и их минимизация 20

2.3. Рекомендации руководителю предприятия по организации работы с документами 29

Заключение 33

Список литературы 35

Введение (выдержка)

Актуальность выбранной темы работы проявляется в том, что управление предприятием неизбежно требует создания разнообразных видов документов, без которых невозможно решать задачи планирования, управления кадрами, финансирования, бухучета, оперативного управления.

Правильная организация личной работы предполагает овладение такими видами труда менеджера, как работа с документами, осуществление служебных контактов и бесед, проведение собраний и совещаний. Любое управленческое решение базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. В свою очередь, результатом отражения этой информации, фактов, событий, предметов, явлений выступает документ.

Документы – носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы. Кроме того, на работу с документами современные менеджеры тратят до 20% рабочего времени, что обуславливает актуальность вопросов рационализации данного процесса.

Целью данной курсовой является рассмотрение современной теории и практики рациональной организации работы сотрудников управленческого звена предприятия с документацией.

Задачи работы:

1. Выявить сущность управления документацией предприятия.

2. Охарактеризовать процесс организации документооборота в современной организации.

3. Выделить особенности современных видов систем автоматизации работы по управлению документацией предприятия.

4. Охарактеризовать риски менеджмента современной организации, возникающие при работе с документацией и описать меры по их преодолению.

5. Разработать рекомендации руководителям предприятий в области рационализации процесса работы с документами.

Для написания работы использованы нормативные источники, учебные и методические пособия в области документоведения, делопроизводства, материалы статей периодических изданий, литература в области менеджмента, маркетинга.

Заключение (выдержка)

Технология документационного обеспечения управления – система методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения единых методических приемов и правил.

Основные этапы обработки документов в организации – прием, регистрация, рассмотрение, передача, отправка, информационно - справочная работа, оперативное хранение, контроль исполнения, систематизация, формирование дел, составление описей, передача в архив и т. д.

Установление порядка движения документов, или управление документацией организации, заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает организацию документооборота с технологией личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Чтобы рационально построить работу менеджера с документами полезно предпринять следующее: подготовить клише для стандартных ответов на типовые письма-запросы; отвечать на большинство писем сразу после их прочтения; направлять документы только тем работникам, которые занимаются соответствующими вопросами, не следует множить и раздавать документы всем работникам администрации; безжалостно уничтожать лишние архивы, ибо они мешают рациональной работе с документами; направлять через секретаря деловые бумаги непосредственным исполнителям с тем, чтобы к руководителю попадали только те документы, которые требуют его личной и немедленной реакции.

Существуют различные возможности сокращения времени работы с документами: сокращение избыточной информации; ограничение объема документов, поступающих к руководителю путем делегирования полномочий и передачи права подписи документов ответственным исполнителям в рамках, предусмотренных законодательством. Руководитель должен ставить подпись на наиболее важных документах. Кроме того, в целях экономии времени при составлении документов целесообразно шире использовать технические средства.

Литература

1. Федеральный закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»// h**t://w*w.glavbukh.r*/doc/2758

2. ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». – 2003.

3. Андреева В.И. Делопроизводство: актуальные задачи // Справочник секретаря и офис-менеджера, 2002. – № 10. – С. 22-31.

4. Баласанян В. Концепция системы автоматизации отечественного документооборота//h**t://w*w.doc-online.r*/a_id/32/

5. Грачев Н.Н., Шевцов М.А. Информационные технологии для госслужащих. – М., 2004.

6. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004.

7. Доронина Л.А. Организация документооборота. Учебно-методическое пособие. – М.: ГУУ, 2005.

8. Кабушкин Н. И. Основы менеджмента: Учеб. пособие. – 3-е изд. - Минск: «Новое знание», 2000.

9. Кибанов А. Я., Захаров Д.К., Коновалова В. Г. Этика деловых отношений: Учебник / Под ред. А.Я. Кибанова. М.: ИНФРА – М, 2000.

10. Косарева Г. Технология работы с документами // Служба кадров, 2003 – № 9. – С. 25-28.

11. Подолина О.Г. Как определить срок хранения документа?/Делопроизводство и документооборот на предприятии // h**t://w*w.delo-press.r*

12. Секретарь-референт. Практическое пособие. – М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2004.

13. Федорова В.Е. Документирование управленческой деятельности: Учебно-методический комплекс. – Новосибирск: НГУЭУ, 2005.

14. Холопова Т. И. , Лебедева Е. Г. Протокол и этикет для деловых людей – М., 2001.

15. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство, 2001. – №1. – С. 21-25.