Подготовка документов к архивному хранению и сроки хранения документов. Экспертиза ценности документов - Контрольная работа

Содержание

Введение….3

1 Теоретическая часть …5

2 Практическая часть….13

Заключение….25

Список используемой литературы….26

Введение (выдержка)

Термин «делопроизводство» возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов «производство дела», а «делом» в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Определения терминов претерпевали изменения: позже «дело» стало употребляться и в значении «собрание документов», относящихся к какому-либо вопросу, а в настоящее время значения обоих этих терминов «делопроизводство» и «дело» закреплены ГОСТ Р 7.0.8-2013.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 делопроизводство предполагает прежде всего создание документов или документирование, т.е. запись информации на носителе по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению. Классификацию управленческих документов содержит «Общероссийский классификатор управленческой документации», в зависимости от функций управления в нем выделены следующие системы документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, бухгалтерская, по труду и т.п. Организационно-распорядительной документации (ОРД) в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов.

В организационно-распорядительных документах фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Делопроизводство однако предполагает не только создание документов, но также и документооборот, хранение и использование документов в текущей деятельности организации.

Основная часть (выдержка)

1 Теоретическая часть

Подготовка документов к архивному хранению и сроки хранения

документов. Экспертиза ценности документов

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела.

Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В организациях дела формируются централизованно в службе ДОУ или децентрализовано в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях. Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе ДОУ. Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, в планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ. Заведующий архивом организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь в формировании дел, а также руководит проведением этой работы.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- включать в дело по одному экземпляру документа;

- помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;

- помещать приложения вместе с основными документами;

- группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и соответственно подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

- Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, имеющие (согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

- Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

Заключение (выдержка)

Возникновение документа непосредственно связано с потребностью человека с хранением и передачей во времени различного вида информации.

Делопроизводство появляется с возникновением государства. Различные преобразования органов государственной власти неизбежно приводили к необходимости и изменения форм организации делопроизводства. В истории отечественного делопроизводства можно выделить несколько этапов становления: приказное делопроизводство, коллежское делопроизводство, министерское делопроизводство, советская эпоха. На каждом этапе развития делопроизводства можно отметить свои преимущества и недостатки. Надо отметить, что общая тенденция к усовершенствованию, унификации, стандартизации при создании документов явно прослеживается на протяжении всей истории отечественного делопроизводства.

Литература

1. Документирование в управленческой деятельности: учебное пособие К. А. Волков, А. Н. Приходько, Т. А. Расина, И. М. Шутова; СПбГАСУ. – СПб., 2009 год.

2. Документоведение: учебник Куняев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричнов А.Г.; под ред. проф. Н.Н. Куняева Логос 2012 год .

3. Делопроизводство в дошкольном образовательном учреждении: Учебное пособие Волобуева Л.М. Прометей 2013 год.

4. Делопроизводство в кадровой службе: учебник Янкович Ш.А. Юнити-Дана 2012 год.

5. Документационное обеспечение управления: учебник Гринберг А.С., Горбачёв Н.Н., Мухаметшина О.А., Горбачев Н.Н. Юнити-Дана. 2012 год.