Организация комплектования и экспертиза ценности документов в архиве - Реферат

Содержание

Введение 3

1 Комплектование архива: 4

2 Понятие и назначение экспертизы ценности документов 7

3 Принципы и критерии проведения экспертизы ценности документов 12

Заключение 23

Список литературы 25

Введение (выдержка)

Пополнение архива документами – это одна из задач, которая стоит перед каждым архивным учреждением Российской Федерации на современном этапе. Однако несовершенство нормативно-правовой и нормативно-методической базы, кадровые вопросы, проблемы финансирования ставят перед архивистами ряд дискуссионных тем.

В центре внимания автора – изучение вопросов актуализации списков источников комплектования, экспертизы ценности, взаимодействия архива с источниками комплектования.

В исследовании рассматриваются основные подходы к решению вопросов, связанных с комплектованием архивных учреждений, пути и методы их решения.

Целью представленного исследования является изучение опыта работы в данном направлении архивов Российской Федерации.

Взаимоотношения с организациями, являющимися источниками комплектования архива, имеют свои трудности, решение которых зависит от сотрудничества с организациями, понимания важности сохранения документов руководителями организации, профессионализма сотрудников государственных архивов, внедрения инновационных технологий в организацию комплектования архива.

Постоянное развитие общества влияет на архивоведение в целом и на комплектование в частности. Это позволяет говорить о том, что изменения позволяют решить часть проблем, но и порождает новые вопросы. Основная задача архивистов в этом направлении состоит в требовании комплексного соблюдения норм делопроизводства и архивного хранения в ведомствах, чтобы в государственные архивы поступила на хранение полноценная источниковая база для будущих поколений.

Основная часть (выдержка)

1 Комплектование архива:

Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

Вопросы комплектования государственных и муниципальных архивов на современном этапе регламентируются рядом нормативных актов, в первую очередь - федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации».

Источниками комплектования государственных и муниципальных архивов закон называет органы власти, организации и граждан, в процессе деятельности которых образуются архивные документы, подлежащие постоянному хранению. В 2012 году Всероссийский институт документоведения и архивоведения подготовил документ методического характера - «Определение организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов», где представлены рекомендации по формированию списков источников комплектования. Документ, несомненно, облегчает работу архивов, предлагая классификационную схему построения списка организаций - источников комплектования, включающую разделы, выделенные по функциональному признаку:

1. Государственная власть в Российской Федерации, государственная власть в субъекте Российской Федерации, местное самоуправление;

2. Судебная власть Российской Федерации (Суд. Прокуратура. Защита прав человека) и т.д.

Документы АФ РФ, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы. Документы, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти, федеральных организаций, государственных органов, расположенных на территории субъекта РФ, а также находящиеся в частной собственности, могут передаваться в государственные архивы субъекта РФ на основании договора с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела. Документы, переданные по такому договору в государственный или муниципальный архив и включенные в состав Архивного фонда страны, возврату в организацию не подлежат. На практике сложился и другой вариант – хранение документов по депозитарному договору, когда право собственности на документы остается за организацией, а архив хранит документы в течение срока, указанного в договоре, за определенную плату. Такое делегирование организациями функций по хранению документов получило название архивного аутсорсинга.

Заключение (выдержка)

Исследование процесса экспертизы ценности документов в высших учебных заведениях (на примере Российского государственного профессионально-педагогического университета) позволило нам прийти к следующим выводам.

Из ряда рассмотренных понятий экспертизы ценности документов, взятых из разных нормативных источников, было выбрано понятие из Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»: экспертиза ценности документов – это «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации».

Из определений было выведено три цели проведения экспертизы ценности документов:

- Произвести детальное изучение всех документов, независимо от видов носителей и способов записи.

- Оценить важность и актуальность документа с помощью установленных критериев ценности документов.

- Определить сроки хранения документов.

Для реализации данных целей необходимо поставить ряд задач, способствующих их достижению:

- Осуществлять отбор практически значимых документов на временное хранение.

- Осуществлять отбор значимых по разным аспектам документов на постоянное государственное хранение.

- Осуществлять отбор информативно емких документов на хранение.

- Определять или измененять сроки хранения документов.

- Осуществлять отбор утративших значение документов на уничтожение.

- Восполнять значимые документы в составе архивного фонда, путем поиска идентичных им в фондах однородных учреждений, в вышестоящих или нижестоящих организациях.

В нормативно-методических и литературных источниках есть небольшие расхождения в принципах и критериях экспертизы ценности документов, но они не противоречат друг другу и требуют комплексного применения.

Мы придерживаемся классификации, исходя из которой выделяется четыре принципа, а именно: историзма, всесторонности, комплексной оценки и социально-политической нейтральности. В случае с критериями экспертизы ценности документов выделяются три группы: происхождения, содержания, внешних особенностей документов, каждая из которых включает в себя ряд уточняющих критериев.

Литература

1. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004. № 125-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. № 43. Ст. 3.

2. О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»: Федеральный закон от 02.03.2016. № 43-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. 2016. № 10. Ст. 22. п. 1.

3. Государственный стандарт Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

4. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013. № 1185-ст. М.: Стандартинформ. 2014. С. 7.

5. Основные правила работы архивов организаций: одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. М.: Росархив. 2002. п. 2.1.2.

+ еще 16 источников