Для поиска нужного реферата введите его тему ниже:

Дипломная работа: «ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В БИБЛИОТЕКЕ»



Примечания к работе

Работа проходит антиплагиат Форматы: Word

Содержание

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА I Создание и внедрение систем электронного документооборота в Российской Федерации…

1.1. Этапы внедрения электронного документооборота в России.

1.2. Нормативная база работы с электронными документами в Российской Федерации.

ГЛАВА II Внедрение электронного документооборота в деятельность Национальной библиотеки им. А.З. Валиди РБ….

2.1.Значение электронного документооборота в организации работы библиотек….

2.2 История создания электронной библиотеки в Национальной библиотеке им. А.З. Валиди…

2.3 Характеристика современного программного обеспечения Национальной библиотеки им. А.З. Валиди РБ…

ГЛАВА III Пути внедрения системы электронного документооборота в библиотеках г. Уфы (на примере Муниципального бюджетного учреждения Центральная система детских библиотек им. Ш. А. Худайбердина ГО г. Уфа)…

3.1 Общая характеристика деятельности МБУ ЦСДБ им. Ш.А. Худайбердина ГО г. Уфы…

3.2. Нормативное регулирование работы библиотек с электрон-ным каталогом в Административном регламенте по предоставлению муниципальной услуги…

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

Введение (выдержка)

Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации предъявляют новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации. Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их называют службой управления или менеджмента, информационно-документационными ресурсами, в нашей стране они называются службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

Системы электронного документооборота, появившиеся относительно недавно, в настоящее время прочно заняли свое место в информационной структуре предприятия. Первоначально в их задачу входила исключительно простая автоматизация документооборота, то есть помощь делопроизводителям, но ни в коей мере не замена бумажных документных потоков, циркулирующих на предприятии.

На сегодняшний день состояние информационных технологий в ДОУ можно охарактеризовать:

- наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;

- созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;

- расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения;

- включением в информационные системы элементов интеллек-туализации интерфейса пользователя, экспертных систем и других технологических средств .

На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.п.

Процесс движения этих документов, начиная от их составления, приемки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом .

В настоящее время на предприятиях для облегчения документооборота внедряются различные системы его автоматизации. Электронный документооборот, в отличие от бумажного, более эффективен и прост, избавляет предприятия от огромных складов архивной информации на бумажных носителях, информацию можно хранить в компьютере, на дисках.

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота - это организационно-техническая система, обеспечи-вающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Поскольку речь в данной выпускной квалификационной работе идет об использовании электронного документооборота в библиотеке, нам представляется актуальным следующее определение: в современном понимании библиотека – это «…технологическая система, ориентированная на производство специфических продуктов и предоставление пользователям информационных услуг» . И, безусловно, в нынешнем тысячелетии человечество будет жить в новой информационной структуре, и каждый человек сможет получать доступ к информации в любом уголке нашей планеты.

Стремительные изменения, вызванные научно-технической революцией, пронизывают всю нашу повседневную жизнь. Компьютер стал естественной и необходимой частью материально - технической базы современной библиотеки, а Интернет с его почти неограниченными поисковыми ресурсами и коммуникационными возможностями – это главный компонент информационных технологий нашего времени.

Использование глобальных информационных сетей Интернета, все более совершенствующихся компьютерных программ, в процессе работы, заставляет по новому посмотреть на многие библиотечные процессы .

Источниковая база выпускной квалификационной работы – федеральные законы; нормативно - правовые акты, регламентирующие работу с документами; ГОСТы; другие законодательные и нормативные материалы, касающиеся использования электронных документов и систем электронного документооборота. Были изучены федеральные законода-тельные акты и межведомственные нормативные документы.

Стоит отметить, что современная российская нормативно-правовая база, регламентирующая работу с документами, не до конца отражает мировые тенденции развития в этой области. Для раскрытия поставленной проблемы в работе были рассмотрены и использованы:

- Федеральный закон РФ от 27 июля 2006г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- Федеральный закон РФ от 06 апреля 2011г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;

- международный стандарт для автоматизированных систем документооборота MOReg 2;

- ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота», утвержденный приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии 18.10.2011г. за № 466-ст;

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённый постановлением Госстандарта РФ от 03.03. 2003г. за № 65-ст.;

- ГОСТ Р 7.08-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013г. за

№ 1185-ст.

Особенно полезен для выполнения данной работы стал Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Предоставление доступа к справочно-поисковому аппарату и базам данных муниципальных библиотек» . На данный момент он является для библиотек одним из важнейших нормативных документов при оказании услуг по электронному документообороту.

Детальному анализу этих документов посвящены специальные разделы работы. Также в выпускной квалификационной работе были использованы внутренние документы уфимских библиотек, взятые для рассмотрения.

Проблемам электронного документооборота посвящены статьи и монографии ведущих теоретиков и практиков в области документоведения.

Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в научных трудах МГИАИ и ВНИИДАД, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, недостаточно крупных монографических исследований, опубликованные работы имеют, в основном, статус учебников и учебных пособий.

Известный российский документовед М.В. Ларин в своей работе «Управление документацией в организациях. Проблемы истории и методологии» отмечает, что в России существуют свои исторически сложившиеся традиции в сфере работы с документами, и нельзя просто копировать опыт западного документоведения. Автор отмечает, что в условиях современного общества информация становится полноценным ресурсом производства, надежным оружием конкурентной борьбы во всех сферах экономической деятельности, важным элементом социальной и политической жизни общества. И качество информации, оперативность ее передачи определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Крупный советский документовед, один из основоположников отечественного документоведения, К. Г. Митяев первым предложил термин «документоведение» и внес большой теоретический и практический вклад в становление документоведения как научной дисциплины. Он в своих работах отмечал, что в широком смысле понятие «документ» обозначает все то, что является документальным, основанным на отражении объективной действительности запечатлением; фиксацией, регистрацией фактов, событий, явлений при помощи письма, изображения, звукозаписи.

Этот ученый впервые систематически изложил историю делопроизводства, выделив основные периоды его развития, специфику различных типов делопроизводства, показал взаимосвязь делопроизводства с соответствующими системами построения государственного аппарата, взаимообусловленность развития делопроизводства и архивного дела. Последующие учебные пособия Историко-архивного института в основном лишь увеличили объем излагаемого материала по истории делопроизводства, расширив хронологические рамки охватываемого периода.

Вопрос выбора и внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в организации детально рассматривался в научных публикациях ученого-документоведа Бобылевой М.П. Она в своих работах отмечает, что применение электронного документооборота в управленческой деятельности представляет собой ключевой фактор современной «офисной революции». При этом происходит не просто переход от традиционного бумажного к электронному документообороту, но и значительно изменяются процессы управления на предприятии, в офисной работе.

Электронный документооборот в настоящее время становится важнейшим направлением в совершенствовании деятельности как государственных органов, для повышения оперативности, результативности и прозрачности, так и предприятий и организаций различных отраслей деятельности, отмечает автор в своих работах .

Выдающийся ученый-документовед Т. В. Кузнецова - автор более 250 опубликованных работ по проблемам документационного обеспечения управления, в том числе учебников и учебных пособий также уделяла внимание проблемам использования электронного документа.

При написании данной выпускной квалификационной работы было использовано одно из пособий ученого-документоведа Кузнецовой Т.В. - это «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» .

Эта работа представляет интерес как для специалистов в области делопроизводства, кадровых служб, так и для руководителей учреждений, фирм и предприятий. В книге рассматриваются вопросы составления, оформления документов на основании новых ГОСТОВ, а также организация работы службы делопроизводства. В специальные главы книги выделено составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов, движение документа и его обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хранения документов, проведение экспертизы ценности документов и их уничтожения.

Авторский коллектив ученых – документоведов Гринберг А.С., Горбачёв Н.Н., Мухаметшина О.А. разработал и издал учебник «Документационное обеспечение управления» . Целевая аудитория этого издания - студенты вузов, обучающихся по направлениям «Экономика» и «Менеджмент», по специальностям «Информатика», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Автоматизация и управление». Учебник отражает современные технологии взаимодействия электронного документооборота с процессами управления. Он является введением в документационное управление - новый вид информационных процессов, характерных для технологий «электронного правительства». Здесь обобщается опыт работ по созданию электронных документов и управлению электронным документооборотом на международном и национальном уровнях.

Объект данного исследования – современные системы электронного документооборота.

Предмет исследования – проблемы внедрения СЭД в библиотечную деятельность.

Цель выпускной квалификационной работы - рассмотреть систему электронного документооборота в библиотеках г. Уфы, раскрыть преимущества и новые возможности использования системы электронного документооборота в библиотечных учреждениях.

Задачи работы:

- исследовать сущность, принципы и значение электронного документооборота;

- проследить этапы внедрения электронного документооборота в России;

– изучить нормативную базу работы с электронными документами в Российской Федерации;

– показать значение электронного документооборота в организации работы библиотек;

– проанализировать процессы внедрения электронного документооборота в деятельность Национальной библиотеки им. А.З. Валиди РБ и Муниципального бюджетного учреждения Центральная система детских библиотек Городского округа г. Уфа.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы, и приложения.

Выдержка из основной части

ГЛАВА I Создание и внедрение систем электронного документооборота в Российской Федерации.

1.1 Этапы внедрения электронного документооборота в России

Электронный документ – это документ, информация которого представлена в электронной форме. Так определяет Электронный документ последний Госстандарт 2013 года. Электронный документ (ЭД) - это документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранен на машинном носителе в виде файла соответствующего формата .

Электронный документооборот (ЭДО) - это единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства» .

Основные принципы электронного документооборота заключаются в:

- однократной регистрации документа, позволяющей однозначно идентифицировать документ;

- возможности параллельного выполнения операций, позволяющих сократить время движения документов и оперативность их исполнения;

- непрерывности движения документа, позволяющей определять конкретного исполнителя на каждом этапе движения документа;

- единой базе документной информации, исключающей возможность дублирования документов;

- эффективно организованной системе поиска документа, позволяющей находить его, обладая минимальной информацией;

- четкой системе отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющей контролировать движение документов и принимать правильные управленческие решения .

В России в настоящее время наступил качественный перелом: получило общественное признание положение о том, что управление электронным документооборотом - одна из основных частей информационной системы любого предприятия. Теперь руководители предприятий четко понимают, что внедрение системы электронного документооборота означает не только наведение порядка в документах, но и является сильным экономическим фактором. Основным потребителем системы электронного документооборота является государственный сектор, и именно это стало основой устойчивости рынка СЭД . Но Россия в области управления электронными документами все же значительно отстает от зарубежных стран, потому что деятельность в данной области активизировалась только в последние годы.

Если разделять российскую эволюцию системы электронного документооборота на этапы, то первый из них приходится на 1980-е годы прошлого века. Все началось в самой серьезной организации Советского Союза, в ЦК КПСС . Сначала была автоматизирована деятельность Общего отдела и ряда секретариатов. Общий отдел ЦК тогда был крупнейшим в ЦК КПСС, и через него проходили все поступающие в ЦК документы и все исходящие директивы.

Затем в течение нескольких лет была автоматизирована вся система работы с документами в ЦК и Политбюро. Разработанная электронная система документооборота Секретариата и Политбюро ЦК далее стала использоваться в Аппарате Президента СССР и в Администрации Президента РФ.

Этот период внедрения электронного документооборота характерен разрозненностью решений, потому что предприятия, руководство которых уже понимало необходимость автоматизации документооборота, еще не имели унифицированного инструментария, необходимого для решения задач такого рода. Объемы управленческой документации предприятий еще не достигли критических показателей, однако имеющаяся территориальная разрозненность структурных подразделений приводила к тому, что процедуры согласования руководителями различных уровней могли проходить неделями и в отдельных случаях даже месяцами. И это отрицательно отражалось на результатах работы предприятий и организаций. А введение на таких предприятиях служб кольцевой почты позволяло оптимизировать только механизмы последовательного согласования, веерное же, или как его называют сейчас, параллельное согласование, требовало очень больших временных затрат, вследствие чего его использование сводилось к минимуму и применялось, по возможности, исключительно пределах одного здания.

Когда же на многих крупных промышленных предприятиях и в органах власти объемы документооборота стали подходить к критическим значениям, стало понятно, что процессы документооборота требуется подвергнуть кардинальной перестройке, в результате которой при сохранении общих требований к результатам работы, сами процессы должны были быть оптимизированы и, как следствие, их прохождение должно было занимать значительно меньше времени.

Первые системы электронного документооборота были полностью ориентированы только на конкретное предприятие.

У такого подхода к проблеме были следующие очевидные достоинства;

- четкое соответствие построенной системы электронного документооборота фактическим регламентированным процессам документооборота на данном предприятии;

- общая интегрированность в информационную структуру конкретной организации.

Но у этого подхода к проблеме был существенный недостаток.- эта обособленная индивидуальность системы приводила к невозможности контактировать с другими организациями .

Система, разработанная в самой организации, обычно была немасштабируемой, а изменить структуру автоматизируемых процессов было практически невозможно, что приводило к невозможности развития такой системы. А поскольку полученная таким образом система электронного документооборота была неразрывно связана с моделью управления организацией, то наступал момент, когда развитие компании полностью останавливалось вследствие того, что используемая система сама тормозила то, что должна была совершенствовать. Эффективность принятой в организации системы управления начинала быстро падать и компания была вынуждена прикладывать усилия для того, чтобы создать адекватную СЭД, которая бы смогла поддержать управление и сделать развитие компании более эффективным.

Стоимость производственных систем документооборота, так в то время назывались системы по управлению документооборотом, была весьма высока, и поэтому производственный документооборот применяли только в тех организациях, где исключение бумажной обработки могло иметь существенную выгоду. Для тех же, кто вынужден продвигать бумаги, проекты и информацию в малых объемах, производственный документооборот оставался экономически невыгоден .

Решение этих задач приняли на себя одновременно несколько компаний, созданных в середине 90-х годов: они начали создавать универсальные системы электронного документооборота, которые легко масштабировались под нужды практически любых заказчиков, а сама технология создания конечного решения СЭД стала двухэтапной.

На первом этапе компания создавала унифицированное ядро СЭД, на втором этапе происходило внедрение - подгонка процессов под нужды конкретного заказчика. Такой подход позволил снизить стоимость конечных решений, а будучи одновременно значительно более функциональным, обеспечивал возможности организационного и функционального масштабирования системы.

Российский рынок систем электронного документооборота зародился только в 1990-х годах, когда начали создавать универсальные СЭД. Деятельность по разработке программного обеспечения по автоматизации делопроизводства была очень популярна, и на российском рынке было представлено более двадцати подобных программ. Конкуренция со стороны западных фирм практически отсутствовала, хотя предложений с их стороны было очень много.

Дело в том, что в России сложилась определенная методика работы с документами, отличная от западной. Документооборот в России имеет строго вертикальное направление, тогда как на Западе он стремится к горизонтальному, где документ должен сразу попадать к исполнителю, минуя руководство. Кроме того, западные системы не выполняли часть функций управления документами, которые являются неотъемлемой частью традиционного российского делопроизводства, таких как регистрационная система, контроль исполнения, подготовка отчетов, документационное обеспечение работы коллегиальных органов.

27 ноября 1995 года в Академии Государственной службы РФ состоялась научно-техническая конференция по электронному документо-обороту, архивам и безбумажным технологиям «DOCFLOW 95». Ее целью было представление решений в области управления электронными документами. В работе конференции участвовали 30 компаний, предложений было много, но в докладах, представленных на конференциях, в основном приводилось описание продуктов и технологий и почти ничего не говорилось о методике их практического внедрения и получаемом от их применения эффекте .

Это еще раз подтвердило, что предложений в данной области было много, а опыт применения подобных программ на практике еще не приобретен. Повышение требований к функциональности СЭД и развитие информационных технологий привели к расширению функциональных возможностей систем.

За последние годы в России появились десятки компаний, занимающихся разработкой и поставкой систем электронного документооборота (СЭД), как зарубежных, так и собственной разработки. Потребность российских предприятий и организаций в оптимизации своего документооборота остается высокой и продолжает повышаться.

Первые масштабные внедрения систем электронного документооборота, пока, в большей части, пилотные, в России уже есть. Можно считать, что основы российского рынка программного обеспечения управления документооборотом сформированы.

Наибольшую известность в России получили следующие программные системы:

- «1С Документооборот» осуществлять работу с помощью веб-браузеров, уменьшает время, необходимое на поиск нужной информации, а также общее время коллективного ведения документооборота. Кроме того, возможно улучшить качество документации путем устранения большинства спорных ситуаций и упорядочивания работы с документами, обеспечить сохранность версий и отсутствие повторения информации при работе нескольких лиц с одним документом, наладить работу пользователей с документами

- БОСС-Референт (АйТи) - преимущества данной программы состоят в

полной автоматизации процессов обработки документов; удобном и понятном интерфейсе, обеспечивающем быстрое освоение порядка работы;

возможности изменения системы под бизнес процессы организации силами специалистов заказчика; возможности наращивать масштаб системы при расширение функционала.

- Работа СЭД «БОСС-Референт» в органах федеральной и региональной власти улучшает качество оказания государственных услуг, повышает исполнительскую дисциплину, благодаря управляемости бизнес-процессов, делает деятельность государственных структур более открытой, создавая платформу для комплексной информационной системы типа «электронного правительства». Кроме того, происходит уменьшение расходов для обеспечения деятельности органов власти.

Тогда как работа больших холдингов с распределенной архитектурой управления или мелких организации делается более управляемой, ввиду возможности быстро реагировать на изменения рынка. Данное обстоятельство повышает конкурентоспособность фирмы на рынке .

- Кодекс: Документооборот (Консорциум Кодекс) - это законченное комплексное решение в области работы с документами любого вида, способное поддержать полный «жизненный цикл» документа: создание проекта, согласование, утверждение, рассылка, исполнение, опубликование, архивное хранение. В системе заложен комплексный подход к решению задач документооборота и делопроизводства, что способствует повышению эффективности и качества управления корпоративной информацией в организации.

Автоматизация процессов делопроизводства, организация электрон-ного документооборота, формирование банков данных входящих, исходящих и внутренних документов, предоставление оперативного доступа к информации с разграничением прав доступа, электронное опубликование официальных документов, подготовка организации к переходу к безбумажной технологии работы с документами - таковы основные задачи, которые с успехом решает система «Кодекс: Документооборот».

Принципы функционального построения системы «Кодекс: Документооборот» не просто учитывают традиции российского делопроизводства в общем и сложившуюся практику организации в частности, но основаны на нормативно-правовых актах Российской Федерации, а также нормативах и стандартах, устанавливающих правила делопроизводства для организаций и органов государственной власти.

- Система «ЕВФРАТ» разработана для автоматизации процессов управления бизнеса, а так же улучшения эффективности документооборота в компаниях всех типов и размеров. Система оптимизирует работу как небольшой локальной организации, например канцелярии, отдела, департамента, так и работу больших холдингов с разветвленной схемой документопотоков. При этом «ЕВФРАТ» не навязывает свои решения, он подстраивается под требования локально-нормативных актов.

После ввода системы электронного документооборота «ЕВФРАТ» у пользователя появляется возможность воспользоваться следующими преимуществами автоматизации документооборота и бизнес-процессов:

а) полная автоматизация процессов обработки документов;

б) удобный и понятный интерфейс, обеспечивающий быстрое освоение

порядка работы.

- СЭД «ДЕЛО» эффективно используется как в небольших коммер-ческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах. и решает следующие задачи:

а) регистрация документов любых типов в соответствии с

требованиями;

б) поддержка электронной подписи;

в) сортировка документов по реестрам;

г) обеспечение работы с почтой (штрих-код);

д) создание и работа с поручениями любой вложенности и

разветвленности;

е) контроль исполнения поручений;

ж) создание разнообразных маршрутов согласования для различных

документов;

з) настройка документооборота предприятия под выбранную задачу;

и) обеспечение доступа ко всем основным возможностям СЭД с

помощью ноутбука, смартфона, , мобильного телефона и т.п.);

к) перевод документации в электронный вид; автоматизированная

регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание

штрих-кодов.

л) подписание файлов и реквизитов документов ЭЦП, а так же ввод

информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет).

Легкость установки и настройки системы в точном соответствии со структурой организации, принятыми правилами и порядком позволяет легко перевести привычную для сотрудников работу в электронный вид, что облегчает переход на электронный документооборот.

Пути развития системы электронного документооборота каждая организация выбирает наиболее оптимальным образом «под себя», учитывая свои ресурсы, возможности и ограничения. В этом процессе важным является осознание того, что информационная система подобна живому организму. «Жить», расти, преобразовываться и «умирать» она должна не хаотично, а в соответствии с тактическими планами, информационными стратегиями и правилами, установленными в организации. Качество системы будет соответствовать «ресурсному треугольнику» амбиций и запросов пользователей данного электронного оборота документов .

Официального определения системы электронного документооборота, утвержденного стандартом, нет. Подобные определения можно встретить только в нормативных документах отдельных ведомств или предприятий.

СЭД можно охарактеризовать, например, как «систему автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация), а также процессов взаимодействия между сотрудниками». Или, как «систему, позволяющую автоматизировать основные процедуры делопроизводства предприятия, охватывающую процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и коллективной работы над документами и предназначенную для эффективного управления современным предприятием».

При этом под документами, в первую очередь, подразумеваются неструктурированные электронные документы, файлы Word, Excel и другие. Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов и поддержку функциональности делопроизводства.

Основные принципы электронного документооборота заключаются в:

- однократной регистрации документа, позволяющей однозначно идентифицировать документ;

- возможности параллельного выполнения операций, позволяющих сократить время движения документов и оперативность их исполнения;

- непрерывности движения документа, позволяющей определять конкретного исполнителя на каждом этапе движения документа;

- единой базе документной информации, исключающей возможность дублирования документов;

- эффективно организованной системе поиска документа, позволяющей находить его, обладая минимальной информацией;

- четкой системе отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющей контролировать движение документов и принимать правильные управленческие решения .

Заключение (выдержка)

Впервые за всю историю библиотека утратила монополию на информационное обслуживание. Новыми возможностями, такими как круглосуточный доступ, отсутствие расстояний, непрекращающееся пополнение информационного массива Интернета, незамедлительно воспользовались различные бизнес - структуры и отдельные граждане. Среди нынешних конкурентов библиотек числятся бесплатные интернет - коллекции и коммерческие полнотекстовые базы данных.

В этой конкурентной борьбе библиотека может выжить, лишь обретя собственное уникальное место в современной системе электронного документооборота. Она должна предоставлять жизненно важные услуги для пользователя; услуги, которые никакая другая организация не в состоянии предоставить в равном объеме и с такими же качествами.

В настоящее время большая часть Интернета забита пиратскими ресурсами, а меньшая представлена легитимными, но платными источниками. И важнейшей задачей библиотек в данной ситуации является предоставления пользователям одновременно легитимного и бесплатного доступа к любому источнику информации, представленной в сетевом пространстве, будь то книга, периодика, аудио, видео, игры.

Поставленные перед библиотеками задачи по внедрению электронного документооборота во все области их деятельности достаточно сложны. Масштабность требуемых изменений позволяет говорить о том, что на месте нынешних библиотек предстоит создать учреждения, отличающиеся гораздо более высоким уровнем и обладающие более высокой значимостью и авторитетом.

Национальная библиотека им. А.З. Валиди Республики Башкортостан, как ведущая библиотека республики и одна из крупнейших библиотек России, не может оставаться в стороне от происходящих во всем мире процессов внедрения в библиотеки современных средств обработки информации. Время предъявляется повышенные требования к уровню технической оснащенности рабочих мест, предоставляемых сервисов и качеству информационного обслуживания пользователей библиотеки.

Коллективом библиотеки проделана большая работа – это организация ретроспективного ввода изданий, поступивших до 1993 года; ретроспективный ввод изданий на башкирском, татарском и других языках народов Российской Федерации; организация аналитической росписи статей;

формирование электронной базы данных читателей. В ближайших планах библиотеки введение штрихового кодирования изданий и читательских билетов; автоматизация книговыдачи.

Главная задача Национальной библиотеки на сегодняшний день – это развить автоматизацию библиотечных процессов до уровня ведущих библиотек России. И вхождение в число членов «АРБИКОН» позволяет включить информационные ресурсы библиотеки в национальное и мировое информационное пространство, значительно повышает уровень и престиж Национальной Библиотеки Республики Башкортостан, поддерживает статус библиотеки как одной из самых передовых библиотек России.

Перед Централизованной системой детских библиотек им. Ш.А. Худайбердина г. Уфы, после перехода ее к новым информационным технологиям, открылись большие возможности в плане пропаганды своих фондов, удовлетворения запросов читателей.

Фонды библиотек пополнили:

- правовые базы данных (сборники официальных документов, законодательных и нормативных актов, снабженные хорошей системой поиска по хронологии, по тематике);

- электронные энциклопедии (мультимедийные, гипертекстированные издания, где присутствует текст, звук, видеоизображение, графика);

- электронные словари и переводчики (при их помощи осуществляется автоматический перевод текста, находящегося в компьютере);

- биографические электронные справочники, где при помощи электронных технологий можно в одном издании соединить биографию, дискографию, критические материалы, ноты и т.д.;

- программные продукты (программное обеспечение для компьютеров, антивирусные программы, дополнительные сервисные программы и разнообразные редакторы. Это «Adobe Photoshop CS2: интерактивный курс», «Web-дизайн – самоучитель TeachPro», «Windows XP для профессионалов»,

«Microsoft Excel 2007: интерактивный курс».

У специалистов, работающих в системе городских детских библиотек

Уфы, есть перспективы и огромное желание заниматься и далее внедрением автоматизированных процессов, по - новому выстраивать информационное пространство библиотек. Проблемы на этом пути – это дефицит профессионально обученных кадров и недостаточное оснащение компьютерной техникой. Но, не смотря на все трудности, по итогам республиканского конкурса «Лучший библиотечный сайт Республики Башкортостан» сайту Централизованной системы детских библиотек городского округа город Уфа csdb.ufanet.ru было присуждено первое место в номинации "Лучший сайт детской и юношеской библиотеки".

На сегодняшний день бесспорным становится тот факт, что использование электронных ресурсов – это важнейшая предпосылка формирования и развития информационного общества, применение современных компьютерных технологий позволит предоставлять сведения более оперативно и качественно, не ограничиваясь собственными базами данных.

Список литературы

Бобылева, М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. [Текст] / М.П. Бобылева// – М.: Термика, 2010. - С. 5

26 Бобылева, М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации //М.П. Бобылева // Делопроизводство, 2003, № 2, С. 14–18.

27 Бобылева, М.П. Некоторые вопросы использования элементов электронного документооборота между организациями // М.П. Бобылева // Делопроизводство, 2003, № 3, С. 36-40.

28. Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления. Учебник для студентов вузов, обучающихся по направлениям «Экономика» и «Менеджмент», специальностям «Информатика», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Автоматизация и управление».[Текст]/ А.С. Гринберг, Н.Н. Горбачёв, О.А. Мухаметшина. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012.- 391 с.

29. Илюшина, И. Виртуальный СБА. Новые принципы организации производственных процессов [Текст]/ И. Илюшина // Библиотека. - 2012.-

№ 10.- С. 14-18.

30. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). [Текст]/ Т.В. Кузнецова - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999.-320 с.

31. Ларин, М.В. Управление документацией в организациях. Проблемы истории и методологии. [Текст] / М. В. Ларин.- М.: Научная книга, 2002. - 288 с.

31 Митяев, К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: Учеб. пособие [Текст /К.Г. Митяев. - М., МГИАИ,.1959.

32. Пилко, И.С. Технологическое библиотековедческое знание: содержание и структура [Текст] / И.С. Пилко // Научные и технические библиотеки. – 2003. - № 3. - С. 41.

33.Степанов, В.К. Библиотека в системе цифровых коммуникаций: стратегия выживания [Текст]/ В.К. Степанов // Школьная библиотека. – 2012.- № 6 - 7.- С. 67 - 71.

34. Электронный документооборот в России: история и современное состояние дел. [Текст]//Кадровик. Кадровое делопроизводство: 2012.- № 5. – С. 25.

Интернет-ресурсы

35. Аглиуллин, Р.М. Современные библиотечно-информационные технологии в Национальной библиотеке им. А.З. Валиди РБ./Р.М. Аглиуллин [Электронный ресурс].- Режим просмотра: http://www.nlr.ru/nlr/div/nmo/-zb/part/search.php?id=727&r=2. (дата обращения: 25.11.2014)

36. Аглиуллина, А.Р. Национальная библиотека Башкортостана активно внедряет новые информационные технологии./А.Р. Аглиуллина [Электронный ресурс].- Режим просмотра: http://natlibrb.ru/node/182 . (дата обращения: 20.11.2014)

37 БОСС-Референт: Описание системы. [Электронный ресурс] – М.: БОСС-Референт, 2014.- Режим доступа: http:// www.boss-referent.ru. (дата обращения: 25.11.2014)

38. Буканова, Р. Г. Первые шаги Национальной библиотеки имени Ахмет-Заки Валиди Республики Башкортостан в составе АРБИКОН: проблемы адаптации/ Р.Г. Буканова. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.gpntb.ru/libcom3/index4.cfm?n=tez/-1/doc14. (дата обращения: 29.11.2014)

39. Бушуева, Е.Э. Электронный документооборот в России: история и современное состояние дел /Е.Э. Бушуева [Электронный ресурс].- Режим доступа: ttp://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=PBI;n=178760 (дата обращения: 20.11.2014)

40. Глинских, А.А. Современные системы электронного документо-оборота/А.А. Глинских [Электронный ресурс]/ Режим доступа: http://old.ci.ru/inform11_01/p1011doc.htm. (дата обращения: 27.11.2014)

41. Глинских, А.А. Мировой рынок систем электронного документооборота. /А.А. Глинских [Электронный ресурс].- Режим доступа: http://www.iteam.ru/publications/it/- section_64/article_2582. (дата обращения: 20.11.2014)

42. Глоссарий терминов по хранению документации, Организация Объединенных Наций (ООН). [Электронный ресурс].- Режим доступа: un. org. (дата обращения: 22.11.2014)

43. Кодекс: Документооборот Описание системы. [Электронный ресурс] – М.: Кодекс: Документооборот, 2014.- Режим доступа: ttp://cntd-sib.ru/products_ko/info_docs-/kodeks_dokumentooborot.html. (дата обращения: 20.11.2014)

44. Компьютерные истоки Старой площади // Альманах "Восток" [Электронный ресурс].- Режим доступа: situation. ru (дата обращения: 27.11.2014)

45. 1«С»: Программное обеспечение . [Электронный ресурс] – М.: 1«С», 2014. - Режим доступа: : http:// www.1c.ru (дата обращения: 25.11.2014.)

46. Организация работы детских библиотек. [Электронный ресурс].- Режим доступа: http://mag.e-gorod.ru/lib/17657. (дата обращения: 20.11.2014)

47. Рейнгольд, Л. Обзор систем электронного документооборота //Л. Рейнгольд [Электронный ресурс].- Режим доступа: ixbt. com/soft/sed. shtml. (дата обращения: 20.11.2014)

48. Ричардсон, Р. Документооборот для всех остальных/ Р. Рисардсон // Журнал сетевых решений. [Электронный ресурс].- Режим доступа: osp. ru. (дата обращения: 28.11.2014)

49. СЭД Дело: Система электронного документооборота. [Электронный ресурс] //М.: Электронные офисные системы, 2014.- Режим доступа: http://www.info-pro.ru/.(дата обращения:27.11.2014)

50. Электронная Россия. [Электронный ресурс].- Режим доступа: http://www.uic.unn.ru/~chep/html/b2grus.htm. (дата обращения: 10.11.2014)

51. Электронные библиотеки: Национальная библиотека Республики Башкортостан презентует электронную библиотеку. [Электронный ресурс].- Режим доступа: http://www.prlib.ru/news/pages/item.aspx?itemid=8239. (дата обращения: 11.11.2014)

52. Электронный библиотечный каталог. Материал из Википедии - свободной энциклопедии. [Электронный ресурс].- Режим доступа: https://ru.wikipedia.org/wiki. (дата обращения: 28.11.2014)

Похожие работы
ВНЕДРЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ БИБЛИОТЕКИ - Дипломная работа

Электронный документооборот - Курсовая работа

ВНЕДРЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ДОКУМЕНТО-ОБОРОТ УЧРЕЖДЕНИЯ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ - Дипломная работа

Электронный документооборот - Дипломная работа

Исследование отечественных и международных стандартов в системах электронного документооборота - Дипломная работа

Анализ организации документационного обеспечения управления в Администрации муниципального района - Дипломная работа

Электронные библиотеки - Курсовая работа

Информатика и математика. Вариант 11. Понятие электронного документооборота. Топология сетей. Назначение и преимущества сети Internet - Контрольная работа

Анализ эффективности работы системы электронного документооборота - Отчет по практике

Новые информационные технологии обработки документов, их влияние на организацию службы делопроизводства - Курсовая работа

Покупка готовой работы
Название: «ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В БИБЛИОТЕКЕ»
Раздел: Рефераты по делопроизводству
Тип: Дипломная работа
Страниц: 67
Год: 2016
Цена: 2200 руб.

*

С условиями покупки работы согласен(-на).


Не нашли что искали?
Устали искать нужную курсовую, реферат или диплом?
Закажите написание авторской работы на Зачётик.Ру!


А так же: Отчёты по практике | Семестровые работы | Эссе и другие работы

Наши специалисты выполняют заказы по любым темам и дисциплинам.
Средний балл наших работ: 4,9
Мы помогли 8462 студентам.