Архивы организаций и их функции - Контрольная работа

Содержание

Введение 3

Понятие об архивах организаций. Виды архивов организаций, их статус 4

Организация работы архива. Положение об архиве. Должностные инструкции работников архива 6

Организация документов в архиве организации 8

Основные функции архивов организаций 10

Организация передачи дел в государственный архив. Порядок передачи дел из архива организации в государственный архив для постоянного хранения 11

Порядок взаимоотношений с государственными (муниципальными) архивами 12

Заключение 17

Список литературы 18

Введение (выдержка)

Хранение документов - одна из функций любого юридического лица, будь оно государственным предприятием или коммерческой фирмой. Казалось бы, чего проще - выделить помещение, ввести штатную единицу для работы с архивом и передать туда все документы! Но на деле возникает масса вопросов: начиная с того, как правильно оборудовать помещение для документов, и заканчивая тем, где их следует хранить, если организовать собственный архив затруднительно. Создание архива, его функционирование, использование архивных документов - все это подразумевает комплекс организационных мероприятий, некоторые финансовые затраты и, само собой разумеется, наличие квалифицированных кадров. Сегодня мы поговорим о том, как оборудовать собственный архив, а также о том, как обеспечить сохранность архивных документов (в т. ч. документов по личному составу) в случае невозможности создания собственного архива.

Основная часть (выдержка)

Понятие об архивах организаций. Виды архивов организаций, их статус

Архивный фонд Российской Федерации - это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ и подлежащих постоянному хранению. Основными источниками его пополнения являются ведомственные архивы учреждений, организаций, предприятий -источников комплектования государственных, муниципальных архивов.

Особое место в структуре архивов России занимают именно ведомственные архивы государственных и муниципальных организаций, которые после истечения установленных законом сроков ведомственного хранения передают свои документы на постоянное хранение в соответствующие федеральные, региональные и муниципальные архивы. От того, какие документы будут приняты после экспертизы ценности на временное хранение в ведомственные архивы, зависит состав Архивного фонда РФ, его историческое, социально-культурное, политическое, научное, народнохозяйственное и информационное значение.

В современном архивном законодательстве отсутствует определение ведомственного архива. В «Кратком словаре архивной терминологии» 1968 г. дано определение «ведомственного архива» - это учреждение или структурная часть учреждения, основными функциями которого являются прием, учет, экспертиза ценности, хранение, научно-техническая обработка и организация всестороннего использования документальных материалов данного учреждения, группы учреждений одного ведомства или одной отрасли народного хозяйства (объединенный ведомственный архив) до передачи их на хранение в соответствующий государственный архив [3]. Здесь же дано понятие «ведомственного хранения документальных материалов» - хранение документальных материалов вне системы архивов, находящихся в ведении архивных органов (в архивах учреждений, организаций и предприятии, а также в музеях и библиотеках) [2].

В федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» 2004г. даны понятия «временного» и «депозитарного хранения архивных документов». «Временное хранение архивных документов» - хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами [1]. «Депозитарное хранение архивных документов» - хранение документов федеральными органами исполнительной власти и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным

Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти4.

Эти определения позволяют более точно сформулировать понятие ведомственного архива (архива организации). Ведомственный архив — это структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Под организацией понимается государственное министерство, ведомство, учреждение, предприятие, независимо от масштаба деятельности.

Архив организации - структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Архивы организаций подразделяются на:

- передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение;

- не передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение.

Архив организации может функционировать на правах:

1) Самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации возлагается на руководителя организации, а управление повседневной деятельностью архива - на руководителя самостоятельного структурного подразделения.

2) Структурного подразделения в составе службы ДОУ организации. Руководство возлагается на руководителя службы ДОУ и руководителя структурного подразделения.

Заключение (выдержка)

В заключение хотелось бы отметить, что на сегодняшний день непроработанными в большинстве современных организаций остаются вопросы обеспечения сохранности документов, в частности создания материально-технических условий для их физической сохранности и надлежащего режима хранения, исключающих порчу, утрату, хищение документов. Для эффективной работы архивов необходимы профессиональные рекомендации по расчету площадей архивохранилищ, их размещению внутри организации, наиболее оптимальным температурно-влажностным режимам хранения документов с разными носителями информации, по обеспечению пожарной безопасности, материально-техническому оснащению архивов и рациональному размещению документов для обеспечения быстрого к ним доступа.

Литература

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «Об архивном деле в Российской Федерации».

2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526).

3. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)

4. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г № 176.