Контроль исполнения в системе управления. - Контрольная работа

Содержание

1. Роль контроля исполнения для повышения эффективности управленческой деятельности. Современные требования к организации контроля в системе управления….….

2. Разновидности систем организации контроля исполнения решений и документов, их характеристика и эффективность….…

3. Практическая часть….….…

3.1. Характеристика ОАО «Сыродел»….

3.2 Анализ системы контроля исполнения решений и документов….

3.3 Предложения по рационализации системы контроля исполнения….

Задача

Разработайте проект организации контроля исполнения, включающий:

- общее описание;

- структурную схему с указанием подразделения или должностного лица с функциями контроля;

- положение о подразделении или должностную инструкцию на работника, который осуществляет контроль исполнения;

- формы контрольных документов (журналов, карточек и др.)….

Список литературы….….….

Введение (выдержка)

Контроль – это процесс установления отклонений от предусмотренных величин и

действий людей в хозяйственной деятельности.

Планирование:

1. Изменение факторов внешней и внутренней среды;

2. Деятельность людей, их ошибки.

Специфика контроля:

С одной стороны – это самостоятельная функция, с другой – элемент каждой общей функции управления. (Планирование, регулирование, организация).

Контроль выявляет проблемы, ошибки и исправляет их, определяет эффективность, обеспечивает единство целей, предупреждает ошибки.

Объект контроля – это предприятие или организация, все процессы и отдельные

элементы системы.

Виды контроля: предварительный; текущий; заключительный.

1. Предварительный контроль – это контроль, который осуществляется до фактического начала работы.

Цель: предупреждение нарушений не целесообразности, необычности действий и решений. Пример: Составление сметы затрат, собеседование с работниками, выработка стандартов качества продукта.

На этом этапе устанавливается необходимость пропорции в планировании и финансировании.

2. Текущий контроль – это процесс, который осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Измеряются фактические результаты, полученные в процессе работ и соизмеряются с запланированными.

Цель: выявить и своевременно просечь нарушения и отклонения.

Основывается на обратной связи.

3. Заключительный контроль (или последующий) – это контроль после того, как работа выполнена. Фактически полученные результаты сравниваются с запланированными.

Цель: Установить результативность, законченность, экономичность, целесообразность. Скрыть упущения и недостатки.

Основная часть (выдержка)

2. Разновидности систем организации контроля исполнения решений и документов, их характеристика и эффективность

Польский специалист в области управления Ковалевский выделяет такие понятия как стратегический контроль и контроль всех видов деятельности. Сущность данной концепции состоит в следующем: чтобы полностью ориентироваться в том, что делается в контролируемом объекте, все ли его функции осуществляются должным образом, не нужно контролировать каждую функцию или каждого работника. Достаточно охватить контролем определенные стратегические пункты. Их контроль должен дать картину всей деятельности и выявить возможные недостатки. Контроль стратегических пунктов позволяет ориентироваться комплексно и значительно быстрее, чем контроль каждого отдельного вопроса. Контроль всех функций более трудоемок, не оставляет свободного времени для самоконтроля, позволяет контролируемым давать неточные данные и т.п. Практический вывод может быть в следующем: везде, где это возможно и где руководитель может разработать стратегическую сетку, традиционный контроль всех функций должен быть заменен стратегическим контролем.

Выделяют три, отличающиеся по структуре деятельности и целям, основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Все эти виды контроля схожи по форме осуществления, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

Предварительный (опережающий) контроль осуществляется до фактического начала исполнения распоряжений. Этот вид контроля позволяет компенсировать инерционность системы и базируется на предвидении.

Предварительный контроль представляет собой планирование и создание организационных структур, их взаимодействие и координацию в осуществлении контроля исполнения постановлений и распоряжений.

Учитывая, что эффективность контроля исполнения распорядительных документов во многом зависит от качества проверочных мероприятий, на стадии их подготовки заблаговременно анализируется соответствие документов нормативным и статистическим материалам, определяются основные вопросы и порядок изучения, формы и методы их разработки и реализации. Такой подход позволяет скоординировать действия и сосредоточить усилия на крупных злободневных проблемах, выработать необходимые меры и предложения.

Заключение (выдержка)

Наиболее рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться отметка о контроле — специальный штамп в виде буквы «К», слова «Контроль». Это привлекает внимание исполнителя к контролируемому документу. Отметка о взятии документа на контроль проставляется на поле документа, на уровне заголовка.

При ведении текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме — секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле «Контрольная дата)» истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале рабочего дня.

В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

Специальные программы позволяют выводить на экран список документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Так как машина фиксирует все задержки исполнения документов, программу можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов, создаваемых в автоматическом режиме). Это могут быть: справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные); справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные); справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные); справка (отчет) о количестве выполненных исходящих документов (исполнителями, списочный или количественно); справка (отчет) о движении документов (используемых для фиксации передачи документа от исполнителя исполнителю); справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно); справка (отчет) о неисполненных исходящих документах, (списочный или количественно); справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов; и т. п.

Литература

1. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2003

2. ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утвержден постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28

3. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005

4. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 2005

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2004

6. Санкина Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. — М.: УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г. Москве, 2008.

7. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2008

8. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 2009.

9. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф., Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».  М.: Дело, 2007.